【総務の仕事内容】役割や必要なスキル、現役総務担当者に聞いたやりがいなど
総務は他部署が担当しない幅広い業務を担いますが、具体的な仕事内容をイメージしづらい方も多いのではないでしょうか。
この記事では、総務の仕事内容を一覧で整理し、代表的な業務内容や企業規模による役割の違い、人事との違いなどを解説します。
さらに、現場の総務担当者へのヒアリングをもとに、やりがいや苦労といったリアルな声もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
総務の仕事内容一覧
総務の仕事内容は企業によって様々ですが、一般的な仕事内容は以下の通りです。
- ・機器・備品管理
- ・施設管理
- ・社内外慶弔
- ・文書管理
- ・株主総会・取締役会の事務局運営
- ・社内行事の企画・運営
- ・社内・社外広報の発行
- ・郵送物の発送・仕分け
- ・来客対応/電話・メール一次対応
- ・契約書管理
- ・福利厚生関連
- ・業務企画（規程・マニュアル、ITインフラ整備等）
以下で、各業務の具体的な内容を詳しく解説します。
機器・備品管理
企業で使用している様々な機器や備品を、総務が管理します。
デスクや椅子、パソコンのほか、コピー用紙やトナーなどの消耗品の個数や保管場所を記録し、使用する機器や備品に不備・不足がある場合は、新しいものを発注します。
複合機に不具合が生じた際に、修理を依頼したり、定期的なメンテナンスを手配したりすることも総務の仕事のひとつです。
施設管理
快適な職場環境を整えるために、施設を管理することも総務の仕事に含まれます。
清掃業者の手配や照明・空調の調節、防災設備管理のほか、オフィスのレイアウト変更や植栽の手入れなども行います。
また、オフィスや駐車場が賃貸の場合、契約や管理も担います。
社内外慶弔
取引先など社外関係者に慶事・弔事があった際は、お祝い・お悔やみの挨拶状などを手配します。
また、企業として対応方法や基準などを明確にしておくことも総務の業務です。
社員の家族などが関わる不幸が発生した場合には、社内の規定に則って見舞金の支給などの手続きを進めます。
文書管理
企業にとって、業務で発生する文書は大切な情報資源です。
総務は社員名簿や株主名簿などの社内文書を適切に管理し、保存期間が満了した書類の廃棄まで行います。
法的に保存期間が定められている文書もあるため、正しい知識が必要です。
株主総会・取締役会の事務局運営
企業によっては、株主総会・取締役会の事務局運営を総務が受け持つこともあります。
開催にあたり、招集通知の発送や会場手配、各種資料の準備、質疑応答に関わる文章の作成、問い合わせがあった場合の対応などを行います。
株主総会・取締役会当日は受付や進行補助を担当し、終了後の議事録も作成します。
社内行事の企画・運営
入社式や社員旅行など、社内行事の企画・運営を行います。
行事の開催に向けて発生するスケジュールや予算の計画、参加人数の把握、会場の手配、社員への案内などの様々な業務も総務の担当です。
行事を円滑に進めるため、当日の案内や司会なども総務が担当する場合があります。
社内・社外広報の発行
広報部がない企業では、総務が社内・社外広報を発行していることがあります。
社内報では、社長のメッセージや従業員の紹介、行事の案内などを掲載し、社内で共有します。
他方で社外広報は、商品やサービスのPR、企業案内などを社外に知らせる目的で発行されます。
どちらも企画立案から取材、編集まで多くの工程が必要です。
郵送物の発送・仕分け
社外への郵便物の発送や、届いた郵便物を仕分けする業務は、総務の仕事のひとつです。
企業によっては大量の郵便物が届きます。各部署の業務内容や担当者の名前などを把握し、正確に振り分けることが求められます。
また、郵便物を紛失することがないよう、発信・受信簿などで郵便物の記録を残すルールを取り決めている企業もあります。
来客対応/電話・メール一次対応
総務は来客対応や電話の一次対応を担うことがあります。
来客時には応接室への案内やお茶出しを行い、電話では用件を確認して担当者へスムーズに取り次ぎます。
また、メールの一次対応を担当する場合もあり、問い合わせを整理して関係部署へ正確に共有することが重要です。
契約書管理
顧客・取引先との取引契約や従業員の雇用契約、OA機器のレンタル契約など、様々な契約書を管理します。
契約書には機密情報が含まれるケースが多く、企業において最も重要な情報のひとつです。契約書の持ち出しや紛失などがないように管理を徹底します。
福利厚生関連
企業によっては、健康診断の手配や、社宅の施設管理、育児・介護休暇の実施など、働きやすい環境を整える業務を総務が担っています。
業務企画（規程・マニュアル、ITインフラ整備等）
組織の円滑な運営のため、総務が業務に関する規程やマニュアルの整備を行います。
企業によってはITインフラの整備も総務が担当します。具体的には、社内のネットワーク構築や情報セキュリティの確保、ソフトウェアやハードウェアの導入といった業務が挙げられます。
総務の役割とは
総務は他部署が担当しない幅広い業務を請け負うため、「何でも屋」と称されることもあります。
しかし実際には、企業の基盤を支える重要な役割を担っています。
総務の役割を端的に言えば、人・モノ・環境を整備し、企業全体が円滑に機能するための基盤を作ることです。
経営陣と現場、部署と部署をつなぐ存在として、社員が共通の目標に向かって働ける環境を整える「縁の下の力持ち」といえます。
常に会社全体を見渡し、業務の効率化や安定化に主体的に取り組むのが総務の使命です。
大企業と中小企業における総務の役割の違い
同じ総務であっても、中小・ベンチャー企業と大企業では、総務担当者の役割が異なります。
中小・ベンチャー企業
中小・ベンチャー企業の総務は、少人数で幅広い業務を担うのが特徴です。
事務的な業務に加え、企画業務や人事・労務・法務などを兼務するケースもあります。
給与計算や社会保険手続き、契約書の作成といった業務が総務の担当に含まれることも少なくありません。
大企業
大企業では、経営企画・経理・人事・ITなどの部門が独立しているため、総務の仕事内容は事務的業務に特化する傾向があります。
主な役割は「商事法務（株主総会や会社法関連の対応）」「ファシリティ（施設や設備の管理）」「庶務（日常的な事務サポート）」の3つに大別されます。
さらに総務部門内でも業務ごとにチームが分かれ、専門的に担当する仕組みが整備されています。
総務と人事の違いとは？
バックオフィス部門の中でも、人を支える役割を担うのが「総務」と「人事」です。
企業によっては、「総務人事」としてまとめられているケースや人事部門で総務業務を担っているケースもありますが、仕事内容や方向性が大きく異なります。
総務は、社員が働きやすい職場環境づくりを行うことを目的として、備品・文書の管理やイベントの企画運営、来客応対、広報の発行など、多様な役割を担います。
人事は、経営を行う上で必要不可欠な人的資源を管理する目的で、採用活動や教育、評価や適材適所で働くための人事異動や労務管理などを担います。
つまり、総務は“働く環境”を、人事は“人材”を軸に企業を支えており、いずれも企業の成長に欠かせない存在です。
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総務に必要なスキルは？
総務業務を円滑に進めるために必要なスキルを以下でご紹介します。
コミュニケーションスキル
総務は企業内の各部署と連携し、円滑な業務運営を支える役割を担います。
そのため、他部署の要望を正確に理解し、適切な提案や対応ができるコミュニケーションスキルが求められます。
パソコンスキル
総務の仕事内容には、書類作成やデータ管理などパソコンを使う作業が多く含まれます。特にWordやExcel、PowerPointなどのオフィスソフトの操作は必須です。
また、Google WorkspaceやMicrosoft Teamsなどのクラウドツールを活用できると業務効率が高まるでしょう。
さらに、企業の規模や業務内容によっては、特定の業務ソフトの操作スキルが求められることもあります。
スケジュール管理スキル
総務は、社内の様々なイベントや会議のスケジュール管理も担当します。そのため、全体のスケジュールを把握し、適切に管理するスキルが必要です。
また、予期せぬトラブルや変更が発生した場合でも、柔軟に対応し、スケジュールを再調整できるスキルも求められます。
マルチタスク能力
総務の業務は多岐にわたるため、複数の業務を同時に進めるマルチタスク能力が必要です。優先順位を判断し、効率的に業務を進めることが期待されます。 総務として活躍するためには、こうしたスキルを磨くとともに、新しい知識や方法を学び続ける姿勢も重要です。
日々の業務を通じてスキルを伸ばし、自身の価値を高めていきましょう。
総務で役立つ資格は？
ここでは、総務でのキャリア形成やスキルアップに役立つ資格を紹介します。
衛生管理者
衛生管理者とは、従業員の健康のために職場環境の管理や労働衛生の教育、健康の保持増進措置などを担う国家資格です。
企業は衛生管理者を選任する義務があり、従業員を常時50人以上雇用する事業場では、衛生管理者を1名配置する必要があります。
衛生管理業務は総務や人事と兼任するケースが多く、資格を持つことで総務人材としての市場価値を高められます。
社会保険労務士
社会保険労務士は、社会保険労務士法に基づいた国家資格者です。
労働基準法や雇用保険法、健康保険法などの法律知識のほか、労務管理や社会保険制度に関する実務知識についても問われます。
特に中小企業など管理部門の人員が限られている企業では、総務が給与計算や社会保険手続きを担うことも多く、社会保険労務士の資格は高く評価されます。
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人事総務検定
人事総務検定は、一般社団法人人事総務スキルアップ検定協会が主催する民間資格です。
総務未経験者向けの3級、主任レベルの応用力を問う2級、課長レベルの専門知識を問う1級と、3段階に分かれています。キャリアステージに応じて挑戦でき、未経験から体系的に総務実務を学びたい方や、総務スキルを強化したい方に適した検定です。
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現役総務担当者に聞いた！仕事のやりがいや苦労
弊社MS-Japanの総務業務を担当する3名に、「総務の仕事のやりがいや大変なこと」について聞いてみました。
Nさん
総務の仕事内容は、株主総会関連のような重要業務から、清掃当番の割り振りといった細かい業務まで幅広いのが特徴です。
そのため、社内業務だけでなく、将来的に必要となる可能性がある情報や最新のITツールなども幅広く収集し、計画的に業務を進める必要があります。
大変さはありますが、それ自体にやりがいも感じています。
自分の行動によって小さなことでも企業全体に貢献できるのは、総務ならではの醍醐味だと思います。
Mさん
入退社時の備品の用意や回収を担当しているため、人とのつながりを強く感じます。
関わる人が多いと期日通りに回収できないといったイレギュラーも発生しますが、自分の工夫で調整できた時には大きな達成感があります。
Tさん
総務は企業全体のことを把握しているため、各部門からの質問にスムーズに回答でき、感謝される場面が多いのは大きなやりがいです。
一方で、解決策がわからない時は必要な情報を一から考え、試行錯誤を重ねる必要があり苦戦します。ただ、うまく解決できた時には大きなモチベーションにつながります。
総務への転職で押さえておくべき3つのポイント
総務への転職を成功させるために、どのようなことを意識しておけば良いでしょうか。
押さえるべき3つのポイントをまとめました。
総務に活かせるスキルや経験をアピールする
総務は企業によって業務範囲が異なるため、総務経験者は過去にどのような仕事を担当していたかが評価されます。
前職で担当した業務と応募先企業の共通点を見つけ、即戦力として活躍できることをアピールすることが重要です。
未経験者の場合は、前述した「総務に必要なスキル」をメインにアピールしましょう。
具体的なエピソードや数字を用いて、必要なスキルを持っていることを示すことが大切です。
事務職経験がない場合は、MOS（Microsoft Office Specialist）や、日商簿記などを取得することで、パソコンスキルやビジネスの基礎となる会計知識を証明することができます。
志望動機を明確にする
採用担当者は、「なぜこの企業で働きたいのか」「なぜ総務を目指すのか」を知ることで、入社への熱意を測ろうとしています。
総務経験者の場合は、「なぜ現職ではなく、応募先企業で働きたいのか」をしっかりと説明する必要があります。
応募先企業をよく研究して、事業内容や企業規模、応募先企業独自の総務業務などを把握しましょう。
凡庸な内容だと「他社でも同じ志望動機を言っているのではないか」と捉えられてしまうため、応募先企業でなくてはならない理由を明確にすることが重要です。
未経験者の場合は、総務を目指す理由を具体的なエピソードとともに説明し、その後に応募先企業を選んだ理由を伝えると効果的です。
「なぜ総務を目指すのか」を説明した後、経験者と同様に「なぜこの企業なのか」を説明することで、キャリアチェンジの目的をスムーズに伝えることができます。
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まとめ
企業を縁の下から支える総務は、様々な部署と連携しながら多岐にわたる業務を担う重要な存在です。
そのため、臨機応変に対応できる柔軟性やコミュニケーション能力が求められます。
MS-Japanは、管理部門に特化した転職エージェントとして35年以上の実績を持ち、総務の求人も豊富に取り揃えています。
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この記事を監修したキャリアアドバイザー
大学卒業後、現職(MS-Japan)へ入社。
入社後は、RA(リクルーティングアドバイザー)として100社以上を担当し、業界問わずスタッフクラス～管理職クラスまで幅広い中途採用支援に従事。
異動の機会をいただき、2021年4月からCA(キャリアアドバイザー)として、管理部門及び士業領域幅広い方の転職支援に従事しています。
経理・財務 ・ 人事・総務 ・ 法務 ・ 経営企画・内部監査 ・ 役員・その他 ・ 社会保険労務士事務所 ・ 公認会計士 ・ 弁護士 を専門領域として、これまで数多くのご支援実績がございます。管理部門・士業に特化したMS-Japanだから分かる業界・転職情報を日々更新中です！本記事を通して転職をお考えの方は是非一度ご相談下さい！
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